Verksamhetsplanering –  A&O

Ledaregenskaper i alla ära men kan du inte förmå din verksamhet att nå uppsatta mål och leverera förväntat resultat måste du naturligtvis fråga dig varför. Många gånger ligger svaret i en undermålig verksamhetsplanering.

Planera, förankra, följa upp och åtgärda är fyra fundamentala arbetsuppgifter som tillsammans ger en styrning av verksamheten. Att dagligen arbeta med dessa uppgifter är just vad verksamhetsplanering handlar om. verksamhetsplanering kan ses som ett cykliskt arbetsflöde bestående av de fyra styrande instrumenten övergripande mål, strategi, operativa mål och förankring. Det här kapitlet handlar om praktisk verksamhetsplanering.

Utan verksamhetsplanering kommer du att misslyckas

Som ordet antyder handlar det om att styra verksamheten, det handlar om att styra verksamheten i önskad riktning och mot uppsatta mål. Utan styrning och mål är det lätt att hamna på avvägar. Likna det med att du för första gången befinner dig i Paris och försöker med hjälp av en turistkarta hitta till Louvren. Utan karta hade de antagligen varit omöjligt. Vidare ger kartan dig möjligheten att justera omvägar (avvikelser) innan det blir försent, du vill ju hitta tillbaka till hotellet innan det blir för mörkt även om du avviker från resvägen. En karta ger dig också möjligheten att välja olika vägar till målet, den snabbaste, den vackraste eller kanske den kortaste. Det samma gäller verksamhetsplanering. Du kan se de styrande instrumenten som delar i en turistkarta. Där de övergripande målen är vägarna och gatorna, strategin är väderstrecken (riktningen) och turistattraktionerna är målen. Tillsammans ger de en ”verksamhetskarta” som visar dig vägen i ditt arbete.

Genom att styra din verksamhet på ett strukturerat och tydligt sätt skapas en bild av en kompetent ledare. verksamhetsplaneringen ger medarbetarna en klar bild av vad och hur saker ska prioriteras, vilken ”hälsa” verksamheten befinner sig i och vad som förväntas av dem.

Tips! Följande är ett angreppssätt som jag ofta använder när jag och en annan person saknar samsyn, när jag vill nå en större förståelse för den andras åsikt och ståndpunkt.

Jag frågar mig själv följande frågor:

• Varför reagerar ”Kalle” som han gör?
• Vad har han för erfarenheter som gör att han tänker på sitt sätt?
• Kan Kalle ha erfarenheter och kunskaper som jag inte har och genom dem nå en annan ståndpunkt?

Poängen är att försöka se saker ur ett annat perspektiv, genom andras ögon. Att aktivt försöka förstå andra visar verkligen på omsorg och respekt, saker som får en ledare att växa i andras ögon, något vi ofta glömmer.

Fyra styrande komponenter

verksamhetsplaneringen bedrivs med hjälp av fyra styrande komponenter. Beroende på vem du talar med har dessa komponenter olika benämningar och definitioner. Namnen har naturligtvis ingen betydelse utan det är hur de används och i vilken grad de bidrar till resultatet som är det väsentliga. De styrande komponenterna behandlas i den ordning jag anser bäst tillämpbar. Det är samtidigt viktigt att poängtera att arbetet med verksamhetsplaneringen aldrig stannar utan pågår cykliskt och ofta genom att använda flera av komponenterna samtidigt. Tänk på att anpassa nivån på mål, strategier och planer utifrån din egen chefsnivå, tänk koncern, bolag, affärsområde, enhet eller avdelning.

De fyra styrande instrumenten.